Guide organisateur

Le parcours réel : publier, vendre, faire voter ou lancer un J'y serai - sans blabla.

Avant de commencer

De l'idée à l'encaissement

Billetterie, votes ou J'y serai : ce guide vous montre le chemin réel, avec les écrans de l'app. Comptez une vingtaine de minutes pour votre première mise en ligne.

Un compte gratuit

Billetterie, votes, J'y serai, commandes et retraits - dès l'inscription.

Vous payez pour publier

Un frais clair selon l'offre, affiché avant la mise en ligne. Pas de surprise.

Trois leviers

Vendre des places, faire voter, ou faire buzz avec des badges J'y serai.

Mobile Money

Vous encaissez et vous retirez sur MTN, Moov ou Celtiis.

Trois parcours. Un tableau de bord.

Billetterie

  1. Créer l'événement
  2. Ajouter les billets
  3. Sessions de scan
  4. Payer et publier
  5. Vendre, scanner, retirer

Vote

  1. Créer un événement Vote
  2. Régler le prix du vote
  3. Ajouter les candidats
  4. Payer et publier
  5. Suivre le classement

J'y serai

  1. Créer la campagne
  2. Uploader le cadre
  3. Régler la zone photo
  4. Payer et publier
  5. Partager le lien

Étape 01 2 min

Créer votre compte

Inscrivez-vous une fois. Vous êtes organisateur dès la première connexion.

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S'inscrire

  1. Ouvrez Inscription.
  2. Renseignez prénom, nom, e-mail, téléphone et mot de passe.
  3. Validez : votre compte est prêt. Confirmez l'e-mail quand vous le recevez.
E-mail*
Votre identifiant. Choisissez une adresse que vous consultez.
Mot de passe*
8 caractères minimum.
Téléphone
Utile pour les retraits Mobile Money.
Inscription en une minute.
Formulaire d'inscription e-Wakpon

Inscription en une minute.

Se connecter

  1. Ouvrez Connexion, saisissez e-mail et mot de passe.
  2. Vous arrivez sur votre tableau de bord.
Connexion organisateur.
Page de connexion e-Wakpon

Connexion organisateur.

Étape 02 2 min

Votre tableau de bord

Vue d'ensemble : événements, votes, collecte. Un clic pour créer.

Ouvrir le tableau de bord

Ce que vous voyez

  • Vos prochains événements et leur statut.
  • Les scrutins ouverts et la collecte.
  • Le bouton pour lancer un nouvel événement.
Votre cockpit organisateur.
Tableau de bord organisateur

Votre cockpit organisateur.

Profil et messages

En haut à droite : profil, messagerie avec e-Wakpon, déconnexion.

Profil et Messages à portée de clic.
Menu utilisateur du tableau de bord

Profil et Messages à portée de clic.

Étape 03 5 min

Créer un événement

Nom, dates, affiche, type Billetterie ou Vote. Brouillon jusqu'au paiement.

Créer un événement

Les essentiels

  1. Événements → Nouvel événement.
  2. Choisissez Billetterie ou Vote.
  3. Ajoutez le titre, les dates et l'affiche (obligatoire).
  4. Enregistrez et continuez le parcours.
Nom*
Ce que le public verra.
Début / fin*
La fenêtre de votre événement.
Affiche*
L'image de votre carte et de vos partages.
Type
Billetterie = places + scan. Vote = candidats + classement.
Suivi de présence
Billetterie : activez-le si vous scannez à l'entrée.
Création : infos, type et affiche.
Formulaire nouvel événement

Création : infos, type et affiche.

Reprendre plus tard

  • Brouillon : pas encore en ligne - cliquez pour reprendre.
  • Publié : visible du public - ouvrez la fiche pour gérer.
Vos événements, prêts ou en cours.
Liste des événements

Vos événements, prêts ou en cours.

Étape 04 8 min

Configurer la billetterie

Types de billets, prix, stock, QR sur le visuel. Puis sessions si vous scannez.

Mes événements

Créer vos billets

  1. Étape Billets → Nouveau billet.
  2. Nom, prix, stock.
  3. Importez le visuel et placez le QR.
  4. Ajoutez autant de types que besoin (Standard, VIP…).
Nom*
Ex. Pass 1 jour, VIP.
Prix*
En FCFA.
Stock
Vide = illimité.
Visuel + QR*
Glissez le QR sur une zone lisible.
Placez le QR directement sur le billet.
Formulaire nouveau billet avec QR

Placez le QR directement sur le billet.

Catalogue

Vérifiez prix, ventes et stock restant. Modifiez ou supprimez au besoin.

Tous vos types de billets en un coup d'œil.
Catalogue des billets

Tous vos types de billets en un coup d'œil.

Sessions (scan)

Si le suivi de présence est activé : un créneau = une session de scan.

  1. Nommez la session, définissez début et fin.
  2. Ajoutez-la. Une session par jour est proposée automatiquement.
Préparez les créneaux du jour J.
Sessions de scan

Préparez les créneaux du jour J.

Étape 05 10 min

Lancer un scrutin

Type Vote, candidats, prix du vote. Le public paie pour soutenir.

Gérer les scrutins

Événement Vote

  1. Créez un événement de type Vote / Scrutin.
  2. Le prix indicatif devient le tarif par vote.
  3. Le parcours crée un scrutin brouillon pour vous.
Votre scrutin brouillon, prêt à recevoir des candidats.
Étape scrutin du parcours

Votre scrutin brouillon, prêt à recevoir des candidats.

Candidats

  1. Ajoutez dossard, nom, photo, catégorie si besoin.
  2. Au moins un candidat pour continuer.
Dossard*
Numéro unique (« votez 07 »).
Nom*
Affiché aux votants.
Photo
La face de votre campagne.
Chaque candidat a sa fiche claire.
Fiche nouveau candidat

Chaque candidat a sa fiche claire.

Liste et réglages

Voyez tous les candidats, puis affinez prix, dates et classement dans Réglages.

  • Ouvert / brouillon / clos : vous contrôlez quand le public vote.
  • Objectif de votes : barre de progression publique.
  • Retirer du vote plutôt que supprimer : on garde l'historique payé.
Vos candidats, prêts pour le public.
Liste des candidats

Vos candidats, prêts pour le public.

Réglages du scrutin

Prix, dates et statut en un écran.
Réglages du scrutin

Prix, dates et statut en un écran.

Étape 06 5 min

Lancer une campagne J'y serai

Faites buzz avant le jour J : le public pose sa photo dans votre cadre et partage le badge. Gratuit pour eux.

Ouvrir J'y serai

Pourquoi J'y serai ?

Ce n'est ni un billet ni un vote. C'est votre affiche vivante sur les réseaux : chaque téléchargement = une personne qui dit « je serai là ».

  • Vous payez la campagne (tarif plateforme).
  • Le public télécharge gratuitement.
  • Vous suivez le nombre de badges téléchargés.

Créer la campagne

  1. Dashboard → J'y serai → renseignez titre, date (libellé), lieu (libellé) et description.
  2. Les frais de publication configurés par le super admin s'affichent avant de créer.
  3. Cliquez sur « Créer une campagne » : vous arrivez sur sa fiche, en brouillon.
Titre de la campagne*
Affiché sur le badge et la page publique.
Date (libellé)
Texte libre : « 10 & 11 octobre 2026 ».
Lieu (libellé)
Texte libre : « Porto-Novo ».
Description
Quelques lignes, affichées sur la page publique.
Titre, date, lieu, description - et les frais figés par le super admin.
Formulaire de création d'une campagne J'y serai

Titre, date, lieu, description - et les frais figés par le super admin.

Cadre, zone photo et publication

  1. 1. Uploadez le cadre : un PNG avec un trou transparent pour la photo (pas de nom dessus).
  2. 2. Ajustez la zone photo : centre X/Y et rayon, en fractions du canevas (0,05-0,95).
  3. 3. Publiez : payez le frais affiché, ou publication immédiate si aucun frais n'est configuré.
Les trois réglages d'une campagne J'y serai, sur une seule fiche.
Cadre du badge, zone photo et bouton de publication

Les trois réglages d'une campagne J'y serai, sur une seule fiche.

Ce que vit votre public

Une fois publiée, partagez le lien /jy-serai/… : chacun pose sa photo dans le cercle, la déplace, zoome, tourne, puis télécharge son badge - gratuitement, sans compte.

Le public pose sa photo et télécharge son badge.
Page publique J'y serai avec l'éditeur de badge

Le public pose sa photo et télécharge son badge.

Étape 07 3 min

Payer et publier

Dernière étape : vous validez, vous payez, c'est en ligne.

Mise en ligne

  1. Vérifiez le résumé.
  2. Cliquez pour payer (ou Publier si aucun frais).
  3. Après confirmation, l'événement ou la campagne est publique.
Un paiement, et vous êtes en ligne.
Étape paiement et publication

Un paiement, et vous êtes en ligne.

Côté acheteurs

Ils choisissent le billet, paient, reçoivent le QR.

La réservation vue par votre public.
Page publique billetterie

La réservation vue par votre public.

Côté votants

Ils choisissent un candidat et paient leurs votes.

Le scrutin vu par vos fans.
Page publique scrutin

Le scrutin vu par vos fans.

Étape 08 3 min

Constituer l'équipe

Agents pour scanner, co-organisateurs pour gérer - sans partager votre mot de passe.

Inviter

  1. Fiche événement → Équipe.
  2. E-mail, nom, rôle (Agent ou Co-organisateur).
  3. Inviter : les accès partent par e-mail.
Votre équipe, au bon niveau d'accès.
Onglet équipe

Votre équipe, au bon niveau d'accès.

Étape 09 5 min

Suivre ventes et votes

Commandes, recettes, classement live - tout ce qui compte.

Voir les commandes

Commandes

  • Par événement ou vue globale.
  • Payé / en attente / annulé.
  • Billets et votes dans le même historique.
Qui a payé, combien, quand.
Commandes d'un événement

Qui a payé, combien, quand.

Vue globale

Toutes vos ventes au même endroit.
Historique global des commandes

Toutes vos ventes au même endroit.

Classement du scrutin

Mis à jour à chaque vote payé. Seuls les paiements confirmés comptent.

Le classement en direct.
Classement des votes

Le classement en direct.

Étape 10 Jour J

Scanner le jour J

Douchette ou saisie du code. Vert = entré. Orange = déjà scanné. Rouge = refusé.

Contrôle d'accès

Préparer

  1. Choisissez l'événement et la session.
  2. Vérifiez présents / attendus / restants.
  3. Testez quelques billets avant l'ouverture.
Prêt pour l'accueil.
Écran de contrôle d'accès

Prêt pour l'accueil.

Valider une entrée

  • Vert : entrée OK.
  • Orange : déjà scanné cette session.
  • Rouge : code invalide.
Entrée autorisée.
Scan réussi

Entrée autorisée.

Doublons

Alerte doublon.
Scan déjà utilisé

Alerte doublon.

Refus

Code inconnu ou invalide.
Scan refusé

Code inconnu ou invalide.

Application mobile

e-Wakpon Scan

Téléchargez l'application pour scanner les billets sur le terrain (Android ou iOS).

Étape 11 3 min

Retirer vos fonds

Solde = ventes payées. Commission au retrait. Net sur votre Mobile Money.

Retraits

Votre solde

  • Disponible : ce que vous pouvez retirer.
  • Commission : affichée avant confirmation.
  • Net : ce que vous recevez.
Solde, frais, net - tout est clair.
Page retraits

Solde, frais, net - tout est clair.

Demander un retrait

  1. Montant + numéro Mobile Money + opérateur.
  2. Confirmez le récapitulatif.
  3. Suivez le statut : en attente, accepté, rejeté…
Vous savez exactement ce que vous recevez.
Confirmation de retrait

Vous savez exactement ce que vous recevez.

Suivi

Demande enregistrée, en cours de traitement.
Demande de retrait envoyée

Demande enregistrée, en cours de traitement.

Équipe

Rôles et permissions

Chacun voit seulement ce dont il a besoin. Moins de risque, plus de clarté le jour J.

ActionOrganisateurCo-organisateurAgent
Créer billetterie / votes / J'y seraiOuiOuiNon
Gérer billets, sessions, scrutinsOuiOuiNon
Inviter une équipeOuiOuiNon
Scanner les billetsOuiOuiOui
Voir commandes et retraitsOuiLimitéNon
Demander un retraitOuiNonNon
  • Le co-organisateur agit sur l'événement auquel il est rattaché.
  • Les retraits restent sur le compte propriétaire.
  • Tarifs plateforme et comptes : réservés au super admin e-Wakpon.

Besoin d'une réponse rapide ?

Questions fréquentes

Puis-je lancer un J'y serai sans billetterie ?

Oui. C'est une offre à part : vous payez la campagne, le public télécharge son badge gratuitement.

J'ai quitté le parcours avant la fin. Ai-je tout perdu ?

Non. Votre brouillon est sauvegardé. Rouvrez-le dans Événements pour reprendre.

Pourquoi mon événement n'apparaît pas ?

Tant que les frais ne sont pas payés, rien n'est public. Terminez l'étape Paiement. Pour un scrutin, vérifiez qu'il est « Ouvert au vote ».

Puis-je modifier après publication ?

Oui : infos, billets, réglages du scrutin. Les ventes déjà payées restent intactes.

Un acheteur dit avoir payé sans billet

Vérifiez Commandes. Payée = billets générés. En attente = paiement pas encore confirmé. Sinon, contactez-nous via Messages.

Combien de fois un billet se scanne ?

Une fois par session. Multi-jours = une entrée par jour.

Comment marche la commission ?

Uniquement au retrait, pas sur chaque vente. Le pourcentage et le net sont affichés avant confirmation.

Délai pour recevoir mon retrait ?

Traitement manuel par l'équipe. Suivez le statut sur Retraits ; écrivez-nous via Messages si ça bloque.

Retirer un candidat ?

Utilisez « Retirer du vote » : il disparaît du public, les votes déjà payés restent.

Quelles images envoyer ?

JPG ou PNG, pas trop lourdes. Affiche en paysage de préférence.

Mot de passe oublié ?

Lien « Mot de passe oublié ? » sur la connexion, puis e-mail. Ou changez-le dans Mon profil.

Une question sur votre compte ?

Depuis votre tableau de bord, la messagerie vous met en relation directe avec l'équipe e-Wakpon.

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Un compte. Un tableau de bord. Vous vendez, engagez et faites buzz - puis vous retirez vos fonds.